Pöytäkirjanote
Pöytäkirja on asiakirja, joka säilytetään yhdistyksen arkistossa pysyvästi. Joskus tulee tarvetta osoittaa viranomaisille, pankille tai jollekin muulle sidosryhmälle, että jokin päätös on tehty yhdistyksessä. Tällöin otetaan pöytäkirjasta ote eli osittainen jäljennös.
Ote muodostuu seuraavista osista:
- pöytäkirjan otsikko-osa kokonaisuudessaan (kuitenkin ilman mahdollisia liitteitä tai niiden jäljennöksiä)
- kokousvirkailijoiden vaalipykälä, elleivät kokousvirkailijat käy ilmi otsikko-osasta
- päätösvaltaisuuspykälä
- otteen tarkoittamaa asiaa koskeva pykälä
- varmennukset
- tarkastuslausunto allekirjoituksineen
- lausunto otteen oikeaksi todistamisesta sekä kahden jäävittömän henkilön omakätiset allekirjoitukset
Kaikki muu on siis kopiota alkuperäisestä pöytäkirjasta paitsi otteen oikeaksi todistaminen ja todistajien allekirjoitukset.