Pöytäkirja

Kokouksista tehdään useimmiten päätöspöytäkirja, jossa tuodaan esille kaikki päätökset ja mahdolliset äänestykset. Kokouksesta voidaan tehdä myös selostuspöytäkirja, jossa esitellään pääehdotuksen ja tärkeimpien vastaehdotusten tekijät ja keskeinen sisältö, kaikki äänestystulokset ja kaikki tehdyt päätökset. Keskustelupöytäkirjaan kirjataan mahdollisimman tarkoin kokouksessa käyty keskustelu.

Pöytäkirja koostuu

• otsikosta,
• asiaosasta eli päätösten esittämisestä,
• varmennuksesta ja
• tarkastusosasta.

Pöytäkirjan otsikossa tulee näkyä:

• kokouksen laatu,
• yhdistyksen tai hallintoelimen nimi,
• kokouksen aika (päiväys, alkamis- ja päättymisaika),
• kokouksen paikka,
• osanottajat,
• puheenjohtajan ja pöytäkirjan tekijöiden nimet.